So reduzieren Sie Ihren Zeitaufwand für Bewerbungen
Mit modernen Recruitment-Tools reduzieren Sie den Aufwand für Sortierung, Interviews, Kommunikation und Absagen. Und Sie verringern das rechtliche Risiko.
2 November, 2022 durch
So reduzieren Sie Ihren Zeitaufwand für Bewerbungen
D9T GmbH, Daniel Kraft

Schön, wenn Ihre Stellenausschreibung viele Bewerbungen generiert. Aber wie arbeiten Sie diese ab? Sind Sie in der Lage, zeitnah auf die Bewerbungen zu reagieren?

Verbesserungswürdig

Bewerbungen erhalten Sie vermutlich vorwiegend nur noch per E-Mail, manchmal kommt aber auch Papier an. Viele Personalabteilungen drucken dann am besten alle Bewerbungen aus, um alles im gleichen Format zur Durchsicht zu haben.

Die Segmentierung findet dann auf Stapeln statt. Leider geht dabei auch die Antwortmöglichkeit größtenteils verloren, denn woher soll man der Bewerbung noch ansehen, ob sie per E-Mail, LinkedIn oder per Post kam?

Und so warten viele Bewerber frustriert auf eine aussagekräftige Absage. Und die Wichtigsten, nämlich die Kandidaten, warten lange auf eine Einladung zum Interview, denn auch bei diesen muss die ursprüngliche Kommunikation wieder aufgenommen werden - oder sie werden angerufen, was auch manchmal klappt.

Insgesamt werden in so einer Situation vor allem Absagen als unnötiger Zusatzaufwand empfunden. Dabei ist es für Bewerber immens wichtig, einen relativ aktuellen Stand zu haben oder auf eine Absage nochmal zu antworten und ggf. etwas richtig zu stellen. Denn nicht selten passieren auch Fehler in der Einordnung.

Automatisierung

Ein gutes Recruitment-Tool hat deshalb einige wichtige Eigenschaften: Es vereint einen Dokumentenworkflow mit Kommunikation zu den Bewerbern und auch intern, E-Mail-Vorlagen für die schnelle Abarbeitung und einen Bewerber-Prozess, der gleich noch Bewertungen zulässt.

Paradebeispiel:
Diese Funktionen bietet Odoos App "Personalbeschaffung"

  • Website-Integration von Stellenausschreibungen
  • Gestaltete Darstellung der Firma und der Firmenkultur
  • Gestaltete Darstellung von Stellenprofilen
  • Bewerber-Plattform auf der Website / Bewerberformulare
  • E-Mail-Eingang mit individueller E-Mail-Adresse für verschiedene Jobs samt Initiativbewerbungen
  • Scanner-Schnittstelle, um Papierbewerbungen zu digitalisieren
  • Automatische Kontaktdatenerfassung bei Bewerbungen aus Formularen oder E-Mails
  • Bewerberprozess mit beliebig einstellbaren Stufen
  • Automatische E-Mails je Stufe einstellbar (Bspw. Eingangsbestätigung, Information dass bald eine Einladung zum 1. Interview folgt, Absagen)
  • Mehrere Stufen für Absagen definierbar, damit können die Absagen individuell automatisiert begründet werden
  • E-Mail-Vorlagen in verschiedenen Sprachen passend für den Bewerber
  • Antwortmöglichkeit per E-Mail für den Bewerber an Odoo und darüber wiederum an den Verantwortlichen für diese Stelle
  • Automatisierbare Löschfristen für abgelehnte Bewerbungen
  • Aufgaben und Erinnerungen
  • Interne Kommunikation zur Bewerbung
  • Workflow für Vertragsangebot und Verhandlung
  • Direkte Übernahme in Stammdaten für Personal

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Übersicht

Odoo Backend:
Alle Stellenausschreibungen auf einen Blick

  • Statusmeldungen
  • Aktivitäten
  • Bewerberzahlen

Automatisierter Workflow 

  • Individualisierbar
  • Qualifizierung
  • Beliebige Filter-, Gruppier- und Sortieroptionen

Alles relevante in einer Oberfläche

  • Kommunikationskanäle
  • Bewerberinformationen
  • Nächste Schritte

Ziele der Automatisierung

  • Beschleunigung der Bearbeitung einzelner Bewerbungen durch einen parallelen Prozess, damit eine höhere Einstellungsrate
  • Weniger Bearbeitungszeit, vor allem für Absagen
  • Rückmelde-Möglichkeit für Bewerber, denen abgesagt wurde, um mögliche Kandidaten daraus zu erkennen
  • Kommunikationsvorlagen für die schnelle Beantwortung von Bewerbungen oder Fragen
  • Bewerber über deren Stufe informieren, damit diese wissen, dass sie noch in der Pipeline sind
  • Niedrige Schwelle für Bewerber durch Formulare oder E-Mail-Adressen
  • Mehr Bewerber durch individualisierte Stellenausschreibungen im Web samt Firmenporträt
  • DSGVO-Konformität durch automatische Löschungen
  • Direkte Übernahme in Stammdaten samt Archivierung der Bewerbung beim Personaleintrag

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So reduzieren Sie Ihren Zeitaufwand für Bewerbungen
D9T GmbH, Daniel Kraft 2 November, 2022
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