Homeoffice wegen Coronavirus

So arbeiten Firmen trotzdem weiter.

Was tun, wenn Sie plötzlich Heimarbeit anbieten sollen?

Als Firma sind Sie wegen des neuartigen Virus COVID-19 möglicherweise gezwungen, Home-Office anzubieten. Doch wie kann eine schnelle Umstellung der Arbeitsplätze, die sonst Monate oder Jahre dauert, gelingen?

Odoo • Text und Bild

Das Corona Virus ist in allen Bundesländern angekommen und zwingt Unternehmen, schnell Heimarbeitsplätze anzubieten. Wir versuchen zu zeigen, wie das gelingen kann und geben Tipps.

Corona zwingt Firmen zu drastischen Maßnahmen. Unsere Kunden schließen Abteilungen oder die Produktion, schotten Mitarbeiter ab oder schicken ihr Personal jeden Abend mit Notebook nach Hause, falls am nächsten Tag die Quarantäne droht.

Die Google-Mutter Alphabet empfiehlt zigtausenden Mitarbeitern das Homeoffice. XING in Hamburg hat die Büros geschlossen, hier arbeiten nun über 500 Mitarbeiter von zu Hause. Twitter schließt global seine Büros und schickt knapp 5.000 Mitarbeiter nach Hause.

Dies sind nur ein paar Beispiele, deren Zahl sich in den nächsten Wochen und Monaten stark erhöhen dürfte, wenn sich das Virus weiter ausbreitet. Denn Arbeitgeber sind verpflichtet, Schutzmaßnahmen zu ergreifen, so ein Rechtsanwalt gegenüber dem WDR.

Doch Mitarbeiter einfach nur mit einem Laptop nach Hause zu schicken reicht nicht. Auch die Software für die zu bewältigenden Aufgaben muss dem gewachsen sein. Liegen die Arbeitsmaterialien nur im Büro vor, ist die Heimarbeit nur schwer oder gar nicht möglich. Wir geben Tipps, wie für viele Bereiche eine schnelle Umstellung gelingen kann.

Was wird im Homeoffice benötigt?

Das Umfeld für das Arbeiten von daheim muss stimmen. Es wird - sofern möglich - ein ruhiger Platz mit einem bequemen Bürostuhl und gutem Licht benötigt. Neben einem Notebook kann noch ein zweiter Bildschirm oder auch ein Tablet sinnvoll sein. Falls Telefonate mit Kunden geführt werden müssen, kann ein Handy mit entsprechender Weiterleitung aus der Telefonanlage des Unternehmens genügen, oder  - falls auch weitergeleitet werden muss - es wird ein an die Telefonanlage angebundenes Telefon benötigt.

Für die weiteren Aufgaben stellen wir hier einige Tools vor, die wir selbst einsetzen (da wir seit 13 Jahren auf Remotearbeit ausgerichtet sind) und die wir auch für unsere Kunden eingerichtet haben und betreiben.

Welche Tools benötigen Firmen spätestens jetzt?

Viele Dinge sind im Büro selbstverständlich und müssen bei der Heimarbeit erst bereitgestellt werden. Wir zeigen hier die wichtigsten Tools. Teilweise kostenfreie Open-Source Lösungen, teilweise Software, die für wenig Geld lizenziert werden kann.

Über 300 Kunden vertrauen uns schon.

Wir beraten zur schnellen und pragmatischen Digitalisierung.

Kommunikation

Eins zu Eins oder in der Gruppe

Telefonie: VoIP

Mit dieser Technologie können Sie Ihre Telefone überall im Internet betreiben - und mitnehmen. Entsprechende Software ist auch für Handys oder Tablets verfügbar. Anrufbeantworter, Verbinden, Telefonkonferenzen und vieles mehr sind damit möglich.

Konferenzen: Jitsi

Jitsi erlauben Video- und Audiokonferenzen mit praktisch beliebig vielen Teilnehmern. Wir empfehlen ein Headset für bessere Sprachqualität. Die Lösungen laufen ohne Installation im Browser (Firefox, Chrome, …) oder als App auf Handys oder Tablets.

E-Mail: Zimbra

Mit Zimbra können Sie Ihre Unternehmens-E-Mail im Internet betreiben - mit Zugriff von überall. Binden Sie Handys wie gewohnt über Active-Sync an, verwenden Sie Outlook oder nutzen Sie die ausgezeichnete Web-Oberfläche. Die Migration von Exchange ist kurz und schmerzlos.

Chat: Odoo

Gerade für kurze Zurufe stört ein Chat viel weniger als ein Telefon. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich mit Odoo Chat miteinander 1:1 oder in der Gruppe unterhalten. Auch Anhänge sind damit möglich, wie z.B. Bilder (auch direkt vom Handy), Dokumente und mehr.

Kollaboration

Arbeiten im Team

Dateien und Office: Nextcloud, OnlyOffice

Mit Nextcloud haben Sie Ihre Dateien an zentraler Stelle und auf Wunsch weiterhin auf Ihrem internen Dateiserver. Ihre Mitarbeiter können Dokumente in Nextcloud mit Hilfe von OnlyOffice gleichzeitig öffnen und bearbeiten. Und das mit praktisch vollständiger Kompatibilität zu gängigen Office-Lösungen. Das ist häufig eine Verbesserung zur lokalen Installation eines Office-Pakets.

Projektmanagement: Odoo

Odoo Projektmanagement erlaubt Teams, gemeinsam strukturiert an Projekten zu arbeiten. Die Kanban-Ansicht ist dabei für manche Anwender schon gewohnt, für andere selbsterklärend.

Bildschirmfreigabe: Jitsi, Teamviewer, Anydesk

Häufig ist ein Blick auf den Bildschirm eines Kollegen sinnvoll. Mit Jitsi kann ein Bildschirm - oder ein Teil davon - für die anderen Gesprächspartner übertragen werden. Sind Eingriffe nötig, z.B. weil der IT Support etwas einstellen muss, können wir Teamviewer, Anydesk oder NoMachine empfehlen.

Vertrieb

Vertriebstools fürs Homeoffice

CRM: Odoo

Odoo CRM besticht durch seine einfache Bedienung und die Leichtfüßigkeit, mit der es die Mächtigkeit seiner Funktionen verbirgt. Von der Kundendatenbank zur Lead- und Chancenverwaltung bis zur gesteuerten Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Angebotserstellung bis zu Business Analytics wie der grafischen Darstellung des Sales Funnels ist alles enthalten.

Präsentationen: Jitsi, screenleap

screenleap ermöglicht es, einen lokalen Bildschirm an einen oder viele andere Personen freizugeben. Der Kunde benötigt nur einen Web-Browser (sogar IE 11 wird unterstützt), nichts weiter. Enthalten sind auf Wunsch auch Telefoneinwahl oder Audio-Übertragung.

Auch mit Jitsi kann der Bildschirm an Dritte freigegeben werden. Diese benötigen dann nicht einmal Kamera oder Mikrofon.

Angebote und Aufträge: Odoo

Die Odoo Angebotsverwaltung erstellt gestaltete Angebote als PDF und versendet diese auf Wunsch an den Kunden. Je nach Einstellung ist das Angebot auch über einen Web-Browser für den Kunden verfügbar und kann dort direkt unterzeichnet und beauftragt werden - einfach mit der Maus. Der Auftrag landet dann nicht als Fax im Büro, sondern meldet sich quasi selbständig direkt beim Vertrieb.

Terminverwaltung - im Team: Odoo

Odoo beinhaltet ein Kalender-Tool, das direkt mit dem CRM, der Angebotsverwaltung und der Kundendatenbank zusammenarbeitet. Odoo kann so auch unterstützen, wenn ein anderer Mitarbeiter Termine übernehmen muss.

Finanzen

Lieferanten- und Ausgangsrechnungen verwalten

Eingangsrechnungen: Odoo

Mit Odoo Accounting ist es möglich, dass eingehende Rechnungen und sonstige Dokumente zentral über einen einfachen Scanner erfasst und anschließend - aus dem Homeoffice - in Odoo verwaltet und verbucht werden. Inklusive Zahlungsfristen, Erinnerungen und zugehöriger Kommunikation.

Ausgangsrechnungen: Odoo

Das Odoo Rechnungswesen erstellt - teilweise sogar automatisierbar - Rechnungen (natürlich auch international) und versendet diese per Post oder E-Mail. Über Bezahl-Codes (SEPA QR-Code) oder über Payment-Anbindungen im eigenen Portal können Kunden die Rechnungen anschließend mühelos bezahlen.

Import von Kontoauszügen: Odoo

Die Zahlungen von Kunden können über den Odoo-eigenen Import von Kontoauszügen automatisch verbucht werden.

Finanzübersicht: Odoo

Vor allem bei verteilten Teams wichtig: Jederzeit Übersicht über die finanzielle Lage. Dank importierter Kontoauszüge, Auswertungen über offene Aus- und Eingangsrechnungen sowie Zahlungsfristen bietet Odoo jederzeit eine Live-Übersicht über mehrere Deckungsbeiträge.

Business-Tools

Was für die Firma wichtig ist

Digitale Unterschriften: Odoo

Das Odoo Dokumentenmanagement kann für praktisch beliebige Dokumente Unterschriften anfordern. Sowohl intern im Betrieb als auch extern von Zulieferern, Partnern oder Kunden. Anwendungsfälle: NDAs, Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO, Arbeitsverträge / Änderungen / Kündigungen oder Lieferantenaufträge.

TODO Listen: Odoo

Über Odoo Notizen erhält jeder Benutzer eine eigene Kanban-TODO Liste, die er sich selbst nach eigenem Ermessen einrichten kann. Team TODO Listen bietet Odoo mit dem selben Benutzerinterface über das Odoo Projektmanagement an.

Zeiterfassung: Odoo

Mit der Odoo Zeiterfassung behalten Mitarbeiter und die Personalabteilung die Arbeitszeiten, Über- und Unterstunden ständig im Blick. Mit dem D9T-Addon für die deutsche Lokalisierung rechnet Odoo unter Berücksichtigung von Arbeitsverträgen, Feiertagen, Urlauben und Krankheiten korrekt und automatisch das Stundenkonto aus.

Urlaube, Krankheiten und sonstige Abwesenheiten: Odoo

Die Odoo Abwesenheitsverwaltung übernimmt Urlaubsanträge mit (nach Einstellung mehrstufiger) Freigabe, den Urlaubskalender, Krankheitstageverwaltung und vieles mehr. Natürlich mit Anbindungsmöglichkeiten zur Lohnbuchhaltung oder zum Steuerbüro.

Schichtplanung: Odoo

Für die Schichtplanung bietet Odoo ein integriertes Tool, womit Mitarbeiter jederzeit ihre Schichten im eigenen Kalender sehen können. Eine Schichtübernahme ist konfigurierbar.

Odoo • Text und Bild

Aber Unternehmensdaten einfach in die Cloud?

Es ist naheliegend, Werkzeuge der Branchengrößen in der Cloud verwenden zu wollen. Doch damit vertraut man wichtige, teilweise geheime Daten Unternehmen an, die ihren Sitz häufig sogar im Ausland haben.

Und wie gelingt die Rück- und Zusammenführung der Daten im eigenen Unternehmen?

Wir bieten sowohl die Installation in Ihrem Rechenzentrum (On-Premises) oder in unserer zertifizierten Cloud in Stuttgart an.

Über 300 Kunden vertrauen uns schon.

Benötigen Sie schnelle Hilfe oder Beratung bei Ihrer Digitalisierung? Wir machen das seit 13 Jahren. Viel günstiger als Sie vielleicht denken. Fragen Sie uns.


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