5 Fehler, die Sie bei Ihrer Digitalisierung vermeiden sollten

1. Unreife Prozesse digital abbilden 

Wenn Sie unvollständige Prozesse haben, holt Sie der Teil irgendwann ein, der nicht geplant ist. Wenn dieser Prozess digital abgebildet ist, können Sie ihn aus dem Programm praktisch nicht mehr retten.

Ein Beispiel: Sie digtalisieren Ihren Verkauf, Sie sehen Kundenbestellungen jetzt in Ihrer Software, können diese dort bestätigen und erfüllen. Sie vergessen aber das Widerrufsrecht. Ihr Programm wird die Ware, trotz vor dem Versand ausgeübten Widerrufs, versenden.

→Automatisieren nur Prozesse, die Sie manuell beherrschen.

2. Alles auf einmal

Wenn Sie Ihre Digitalisierung erst vollständig planen, dann vollständig entwickeln und dann vollständig einführen, überholt sie erst die Realität, weil Ihre Anforderungen von vor langer Zeit zum Zeitpunkt der Einführung nicht mehr passen, und dann der Rest der Welt, weil Sie zu lange brauchen.

Kennen Sie diese Zigmillionenprojekte, die ein ERP nach 3 Jahren einführen sollten, realistisch dann aber nach 10 Jahren abgebrochen werden? Das sind genau solche Projekte.

→Definieren Sie Projektphasen und führen Sie eine Phase nach der anderen ein. Die Funktionen nach ROI oder nach anderen Kennzahlen sortiert.

3. Alle Altdaten übernehmen

Eine Migration von Daten ist immer komplex - nicht unbedingt wegen der Menge, aber weil

• das neue System stärker auf Konsistenz achtet, aber die Altdaten sehr inkonsistent sind
• das neue System anders über Daten denkt (z.B. andere Hierarchie-Ebenen, tiefere oder flachere Strukturen, …) und erst logisch alles umgedacht werden muss
• das alte System andere oder mehr Felder hat wie das neue System und extra für Altdaten Logik und Felder implementiert werden müssen.

Stellen Sie sich die Frage, wie oft Sie die Altdaten brauchen und ob nicht einfach ein Blick in das alte System ausreicht. Oder ob aus dem Altsystem Excel- oder PDF-Exporte erstellt werden können. Schließlich müssen Sie nur noch lesend darauf zugreifen können.

Die Migration von Altdaten erzeugt im neuen System Komplexität, die Sie über die nächsten Jahre mittragen müssen.

→Migrieren Sie nur Daten, die Sie unbedingt für die Zukunft benötigen.

4. Ignorieren von Schlüsselrollen

Sie möchten einen reibungslosen Projektablauf ohne Gegenwind? Dann nehmen Sie nur Mitarbeiter ins Projektteam, die dem Projekt wohlgesonnen sind.

Falsch.

Es gibt wichtige Projektbeteiligte, die unbedingt mitgenommen werden müssen. Darunter fallen insbesondere Mitentscheider wie ein Betriebsrat, Datenschützer oder die Buchhaltung. Alle drei können (und müssen!) ein Projekt, das wichtige Eigenschaften nicht erfüllt, blockieren.

Beim Betriebsrat geht es dabei um völlig andere Themen wie bei der Buchhaltung. Trotzdem: Beide können in ihrem Fachgebiet recht genau erkennen, ob das neue System grundlegenden Anforderungen entspricht und müssen überzeugt werden. Immerhin geht es auch um rechtliche Themen.

→Identifizieren Sie Schlüsselrollen und nehmen Sie diese von Beginn an ins Projektteam.

5. Ein Team aus Mitarbeitern führt das Digitalisierungsprojekt

Geben Sie als Geschäftsführung das lästige Software-Thema doch ab in fähigere Hände und halten Sie sich zurück. Dann stehen Sie nicht im Weg und sind nachher nicht schuld, wenn's nichts wird.

Wenn Sie so handeln, ist ein Digitalisierungsprojekt zum Scheitern verurteilt. Denn Ihre Mitarbeiter müssen erkennen, dass Sie hinter dem Projekt stehen, sich damit auskennen und profunde Entscheidungen im Projekt treffen. Denn das Projekt betrifft unmittelbar die Arbeit und den Arbeitsplatz der Mitarbeiter.

Gehen Sie persönlich durch die Abteilungen, helfen Sie bei der Arbeit mit und erkennen Sie so die nächsten Verbesserungsmöglichkeiten. Ein Digitalisierungsprojekt, in dem sich der Chef auskennt und auch bei Problemen mit der neuen Umgebung hinter den Mitarbeitern steht und diese in Verbesserungen überführt, scheitert nicht bei der Einführung.

→Gehen Sie im Projekt voran, seien Sie dabei - es ist Ihr Projekt als Geschäftsführer.