Die Requirements-Analyse

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben mit einem festen Ziel, das in befristeter Zeit und mit befristetem Budget umgesetzt werden soll. Ein Projektteam besteht immer aus mehreren Personen und/oder Parteien sowie Projektmanager(n).

Eine Odoo-Einführung kann zum Beispiel ein Projekt sein. Wichtig dafür, dass es ein Projekt ist, sind genau die obigen Punkte:

• Festes Ziel: Es ist definiert, welche Prozesse in welchem Automatisierungsgrad mit welchen Personen abgebildet werden sollen.
• Festes Budget: Zur Erreichung des Ziels wird ein festes Budget vereinbart.
• Befristete Zeit: Es ist klar, dass das Projekt bis zu einem bestimmten Datum fertiggestellt sein soll. Gute Daten sind z.B. der Jahresanfang oder der Beginn des Geschäftsjahres, falls abweichend. Aber auch Quartals- oder Monatsgrenzen sind günstig.
• Projektteam: Es gibt je Partei einen Projektmanager und häufig mehrere andere Projektteilnehmer. Diese sind identifiziert und benannt.

Was sind keine Projekte?

Kein Projekt ist praktisch alles, was vom Obigen abweicht. Führen Sie Odoo ein, muss das kein Projekt sein. Sie können einzelne Apps aktivieren und damit losarbeiten, dann Mitarbeiter-Accounts anlegen und das System immer weiter ausbauen.

Hier fehlt die befristete Zeit und das klare Ziel - genaugenommen fehlt auch das benannte Projektteam.

Solche Odoo-Einführungen funktionieren mit einem aufgeschlossenen, reaktionsfreudigen Team manchmal ganz gut. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass oft früh Frust einsetzt, wenn dem Team unklar ist, wie Odoo bestimmte Prozesse betrachtet. Dadurch entstehen Verzögerungen durch Recherche, Fehler durch Falschbedienung oder Falschinterpretation und oft genug (zwangsweise) Ausweichaktionen auf andere Programme, wie Tabellenkalkulationen.

Häufig wird nach dieser ersten Einführungsversuche ein erfahrener Odoo-Partner für die Beratung gesucht.

Wir haben schon viele solcher Odoos in unsere Wartung und Beratung übernommen und damit Odoo-Einführungen wieder auf Spur gebracht. Wichtig dafür ist, die Anforderungen für ein Projekt zu erfüllen. Denn anders ist der Erfolg einer Einführung in der vorgegebenen Zeit innerhalb des Budgets nicht messbar. – Auch für das Projektteam bei unseren Kunden nicht.

Was ist eine Requirements-Analyse?

Eine Requirements-Analyse, übersetzt eine Anforderungs-Analyse, ist eine Methode, mit der Prozesse einer Firma beschrieben werden können. In einem Requirements-Analyse-Sheet werden diese Prozesse auf relativ hoher Flughöhe dokumentiert, um anschließend die bestmöglichen Funktionen, die diesen Prozess unterstützen, in Odoo zu finden.

Diese Analyse führen wir gemeinsam mit unseren Kunden in Workshops / Interviews durch. Hier sehen Sie einige Beispiele, wie eine solche Analyse aussehen kann:

Warum eine Requirements-Analyse?

Einerseits ist es notwendig, das gesamte Projektteam zu informieren, was die Projektziele sind - also was es umzusetzen gilt, und was nicht. Das steht klar im Requirements-Analyse-Sheet.

Andererseits müssen wir, die D9T und unsere Consultants verstehen, wie die Firma unseres Kunden funktioniert, um bestmöglich beraten zu können.

Es geht bei den einzelnen Punkten nicht unbedingt darum Fragen zu Funktionen zu beantworten (denn das können unsere zertifizierten Odoo-Consultants problemlos), sondern vielmehr darum, ganze Prozessketten des Unternehmens bestmöglich und unter Berücksichtigung der beteiligten Arbeitsplätze zu planen. Hierfür ist Verständnis, Zeit und Expertise nötig.

Denn es gibt häufig mehrere Möglichkeiten, wie Prozesse in einer Software wie Odoo abgebildet werden können. Eine einfache, klare Durchgängigkeit entsteht aber nur, wenn die Prozesse vollständig bekannt sind.

Daher legen wir bei der Requirements-Analyse viel Wert auf eine genaue Betrachtung aller Prozesse und deren Ausnahmen.

Vorteile einer Requriements-Analyse

• Transparenz im Projektteam: Alle Beteiligten wissen von Anfang an, welche Ziele mit der Odoo-Einführung verfolgt werden und welche Prozesse in Odoo abgebildet werden sollen. Dies vermeidet Missverständnisse und Frustrationen im Projektverlauf.
• Optimale Beratung durch Odoo-Experten: Die Odoo-Experten verstehen die genauen Anforderungen des Unternehmens und können daher eine optimale Beratung und Konfiguration von Odoo anbieten.
• Effiziente und durchgängige Prozessabbildung in Odoo: Die Prozesse werden so in Odoo abgebildet, dass sie optimal miteinander verzahnt sind und keine Medienbrüche entstehen. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und spart Zeit und Geld.
• Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit: Durch die genaue Analyse der Anforderungen werden Fehler und Nacharbeit bei der Odoo-Einführung vermieden.
• Zufriedenheit im Team: Wenn die Odoo-Einführung reibungslos verläuft und die Prozesse optimal in Odoo abgebildet sind, sind die Mitarbeiter im Team zufriedener und motivierter.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Die gesammelten Informationen aus der Requirements-Analyse können für zukünftige Entscheidungen im Unternehmen verwendet werden, z. B. für die Optimierung von Geschäftsprozessen.
• Geringeres Risiko für spätere Änderungen: Je genauer die Anforderungen im Vorfeld definiert sind, desto geringer ist das Risiko, dass später Änderungen an Odoo notwendig werden. Dies spart Zeit und Geld.
• Erhöhte Investitionssicherheit: Eine gründliche Requirements-Analyse trägt zu einer höheren Investitionssicherheit bei der Odoo-Einführung bei.

Zusatz: Die Requirements-Analyse kann auch dazu beitragen, die Akzeptanz von Odoo im Unternehmen zu erhöhen. Wenn die Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile Odoo ihnen bietet, sind sie eher bereit, die neue Software zu nutzen.

Wie viel Aufwand ist eine solche Analyse?

Der Aufwand hängt von der Anzahl und Komplexität der Prozesse sowie von der Teamgröße ab. Je mehr und komplexer die Prozesse, desto mehr muss in die genaue Erfassung investiert werden. Je größer die Teamgröße, desto mehr Fach-/Bereichswissen existiert, das aufgenommen werden muss.

Oft genug werden in diesen Workshops auch bestehende Prozesse diskutiert und in Frage gestellt, denn teilweise erfahren erst hier andere Teammitglieder von bestimmten Prozessteilen.

Analysen, deren Prozesse relativ nah an Standards agieren und nur 3-4 Apps betreffen können in 3-4 Tagen durchgeführt werden, komplexere Analysen können aber auch 20 oder mehr Tage beanspruchen.

Je nach Ergebnis ist es jedoch möglich, dass nach der Analyse gar nicht mehr viel Projekt kommt, weil wir für die Prozesse direkt Odoo Standard schulen können.

In jedem Fall ist jede investierte Sekunde in die Requirements-Analyse später im Projekt gut angelegt, denn eine unvollständige Analyse verursacht im späteren Projektverlauf ein Vielfaches an Aufwand für Änderungen oder resultiert in nicht idealen Prozessabläufen - was mittelfristig Frust und Kosten verursacht.

Was ist das Ergebnis einer Requirements-Analyse?

Nach der Durchführung der Analyse beschreiben unsere Consultants und Entwickler die nötigen Anpassungen, Konfigurationen, Entwicklungen, Schnittstellen und Datenimporte. Die Beschreibung wird ebenfalls in das Requirements-Analyse-Sheet eingetragen, das wir unseren Kunden im Anschluss zur Verfügung stellen.

Wenn die Lösungen intern vom Projektmanager abgenommen wurden, tragen die Beteiligten die geschätzten Umsetzungsaufwände ein. Daraus entsteht eine Kalkulation für ein Projektbudget.

Mit dieser Kalkulation ist der Projektmanager auch in der Lage, die Aufwände auf Kundenseite zu definieren. Gerade bei Datenmigrationen oder Schnittstellen ist häufig bei unseren Kunden einiges zu tun - von der Datenbereinigung über Kommunikation bis zur Verfügungstellung.

Schließlich erstellen wir eine Abschlusspräsentation, während der die Anforderungen, die Lösungen, das Budget sowie die empfohlene Zeitschiene besprochen werden. Hier sind kleine Korrekturen sehr einfach möglich, da bisher nur Text entstanden ist. Noch müssen keine Entwicklungen verändert werden.

Was kommt nach einer Requirements-Analyse?

Die Requirements-Analyse-Phase ist für uns ein separates Projekt mit eigenem Budget, definiertem Ziel, definierter Zeit und dediziertem Team. Nach der Requirements-Analyse findet die Abschlusspräsentation statt, die das Hauptprojekt definiert: Eventuelle Einteilung in Projektphase, Ziel, Zeit, Budget und Team.

Im Hauptprojekt werden dann die im Requirements-Analyse-Sheet definierten Tätigkeiten ausgeführt, also Odoo konfiguriert, Daten importiert, eventuell entwickelt und anschließend das Team geschult.

Fazit

Eine gründliche Requirements-Analyse ist ein essentieller Schritt für eine erfolgreiche Odoo-Einführung. Sie trägt zu einem reibungslosen Projektverlauf, optimaler Prozessabbildung und Zufriedenheit im Team bei.