Mit diesen 5 Produktivitäts-Tipps steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter

Wer produktiv ist, fühlt sich zugehörig

Niemand wartet gerne bei der Arbeit. Wie lange dauert es, bis Excel startet? 10 Sekunden - und schon diese sind verlorene Lebenszeit. Viele solcher Verzögerungen oder als unnütz empfundene Tätigkeiten und man kommt abends nach hause und hat das Gefühl, man hätte nichts getan.

Mit diesen fünf Maßnahmen können Sie das Leben Ihrer Mitarbeiter Schritt für Schritt verbessern.

1. Machen Sie das Arbeitsumfeld effizienter

Schauen Sie hin, was Ihre Mitarbeiter tun. Sind die Tätigkeiten zielgerichtet? Oder werden sie nur ausgeführt, "weil man das schon immer so gemacht hat"?

Hinterfragen Sie jeden Schritt und automatisieren Sie, was automatisierbar ist.

Wichtig zu wissen: Prozesse klemmen immer dann, wenn unnötige Tätigkeiten ins Spiel kommen oder es sogenannte "Lane-Übergänge" gibt. Ein Lane-Übergang ist, wenn der Prozess den eigenen Einflussbereich verlässt. Also zum Beispiel, wenn ein Dokument verschickt werden muss, auf das man dann wartet. Und sich eine Erinnerung anlegen muss. Und wo man unangenehmerweise rückfragen muss.

Ziehen Sie Prozesse gerade, werfen Sie Verkrustetes raus und kümmern Sie sich darum, dass die Lane-Übergänge verschwinden. Befähigen Sie eine Abteilung, einen signifikanten Teil des Prozesses alleine zu bewältigen.

2. Reduzieren Sie Kommunikationskanäle

E-Mail, Telefon, Handy, WhatsApp, XING, LinkedIn, Chat oder direkt in der Türe stehen und etwas wollen: Alles sind verschiedene Kanäle, die der Mitarbeiter ständig beachten und deren Informationen bündeln und dokumentieren muss.

Ebenso muss jede Antwort auf eine solche Anfrage auch wieder in den richtigen Kanal wandern. Das erfordert eine kognitive Leistung, die keine Wertschöpfung beinhaltet. Einfach gesagt: Das ist völlig bescheuert.

Reduzieren Sie sich auf Chat - oder vielleicht auf E-Mail, kommunizieren Sie in der Firma klar, dass in der Tür nur über Belangloses gesprochen werden soll - oder im absoluten Notfall tatsächlich etwas Wichtiges. Schaffen Sie den Rest einfach ab. So gibt es einen klaren Rückkanal und für die Bearbeitung von Anfragen kann man sich zum passenden Zeitpunkt darauf einlassen.

Und die Kunden?

Geben Sie Ihren Kunden was diese gerne nutzen. WhatsApp? Dann WhatsApp. E-Mail? Dann E-Mail. Aber kanalisieren Sie diese. Z.B. in ein Ticketsystem. Dieses kann automatisiert über diverse Kanäle mit den Kunden sprechen, die Mitarbeiter sehen aber nur einfache Tickets. Der Rückkanal ist automatisiert.

3. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die passenden Tools

Alles Excel war vor langer Zeit. Excel ist ein tolles Tool für gelegentliche kurze Auswertungen oder als erstes Tool für neue Prozesse. Diese müssen aber, sobald sie eine gewisse Reife erreichen, schleunigst in eine passende Software.

Denn nichts ist ätzender für einen Mitarbeiter, als die eigenen Ansprüche nicht zu erfüllen. Geschweige denn die des Chefs.

Gute Software ist vor allem flexibel, einfach zu bedienen und schnell! Kümmern Sie sich darum, dass Ihre Mitarbeiter nicht 10 Sekunden auf jede Eingabe warten müssen. Mehr als ein Augenzwinkern lang darf nichts dauern, was man mehrmals in der Stunde machen muss.

Aber tappen Sie nicht in die Tools-Falle. Wenige, qualitativ hochwertige Tools sind besser. Und kaufen Sie Tools nur nach einer Analyse, in der gefragt wird, was erreicht werden soll bzw. wie der Business-Case aussieht. Nicht weil Mitarbeiter sagen, sie brauchen das Tool. Tools müssen Anwendungsfälle unterstützen - Firmenweit, nicht nur für Einzelne.

Genau so wie der Dachdecker seine zwei oder drei Tools dabei hat. Darunter ein vergleichsweise teurer Hammer, aber eben kein 2,50€-Tacker.

4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den vorhandenen Tools

Zeigen Sie regelmäßig, was hinter dem Tellerrand liegt. Wenn Sie das auch nicht wissen, lassen Sie es sich von Profis zeigen. Häufig gibt es Funktionen, die Sie bereits bezahlt haben, die in vielen Situationen die Arbeit erleichtern.

Nur wer diese Funktionen kennt oder sie schon einmal gesehen hat, erwirbt eine Digitalkompetenz und kann mittel- und langfristig bewerten, welche Softwarelösung besser geeignet ist. Einfach, weil diese solche Funktionen bietet.

Beispiel gefällig?

Eine Kundin hat jahrelang monatlich ihre ca. 250 Kunden per "Newsletter" informiert. In Outlook. Nun ist da in der Größe noch nichts einzuwenden, allerdings hat sie alle Adressen einzeln per Copy&Paste in Outlook kopiert. Denn sie wusste nicht, dass man Spalten aus Excel direkt kopieren und ins BCC-Feld einfügen kann. Als ich lächelnd fragte, was sie da tut und ihr den Tipp gab, war der Tag für Sie auch gelaufen.

Also teilen Sie das Wissen, das Sie haben und lesen Sie Dokumentationen, schauen Sie Videos und lernen Sie, wie andere Ihre Tools nutzen.

5. Werden Sie Remote

100% Homeoffice muss in die Tätigkeiten und die Unternehmenskultur passen. Das ist nichts für jeden (wobei das bei uns sehr gut funktioniert).

Aber das technisch zu ermöglichen hilft nicht nur in der Covid-Isolation. Hat Ihre Personalabteilung zu viel mit Urlaubsplanung zu tun? Also mehr als fünf Minuten im Monat? Dann erlauben Sie doch die Urlaubsplanung mobil vom Handy aus.

Dort, wo wir das eingeführt haben, erhalten wir inzwischen 40% der Urlaubsanträge abends um 22 Uhr. Wenn die Familie zur Ruhe kommt und gemeinsam den nächsten Urlaub plant. Und mit der App sieht man gleich, was die Kollegen so eingetragen haben. So kann jeder einen informierten Antrag stellen, der nicht gleich wegen Konflikten wieder abgelehnt werden muss.