Was macht ein Projekt aus?

Ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das folgende charakteristische Merkmale aufweist:

• Ein klar definiertes Ziel: Es ist präzise festgelegt, welche Prozesse in welchem Umfang automatisiert und von welchen Mitarbeitern genutzt werden sollen.
• Ein festes Budget: Für die Erreichung des Ziels wird ein verbindliches Budget vereinbart.
• Ein befristeter Zeitrahmen: Es ist ein klarer Endtermin für die Fertigstellung des Projekts definiert. Günstige Zeitpunkte hierfür können beispielsweise der Jahresbeginn, der Start des Geschäftsjahres (falls abweichend), aber auch Quartals- oder Monatsenden sein.
• Ein dediziertes Projektteam: Das Team besteht aus mindestens einem Projektmanager pro beteiligter Partei sowie weiteren identifizierten und benannten Projektteilnehmern.

Eine Odoo-Einführung kann durchaus als Projekt angelegt sein. Entscheidend dafür ist das Vorhandensein der oben genannten Kriterien.

Was sind keine Projekte?

Alles, was von den oben genannten Merkmalen abweicht, kann im Grunde nicht als Projekt bezeichnet werden. Die Einführung von Odoo muss nicht zwangsläufig ein Projekt sein. Es ist durchaus möglich, mit der Aktivierung einzelner Apps zu beginnen, Mitarbeiterkonten anzulegen und das System schrittweise zu erweitern.

Bei dieser Vorgehensweise fehlen jedoch der definierte Zeitrahmen, das klare Ziel und in der Regel auch ein explizit benanntes Projektteam.

Obwohl solche Odoo-Einführungen mit einem aufgeschlossenen und reaktionsschnellen Team manchmal gut funktionieren können, zeigt unsere Erfahrung, dass oft frühzeitig Frustration entsteht. Dies liegt daran, dass dem Team unklar ist, wie Odoo bestimmte Prozesse abbildet. Daraus resultieren:

• Verzögerungen durch umfangreiche Recherche.
• Fehler aufgrund von falscher Bedienung oder Fehlinterpretationen.
• Häufige (notwendige) Ausweichaktionen auf andere Programme wie Tabellenkalkulationen.

Oft wird nach solchen ersten, unstrukturierten Einführungsversuchen ein erfahrener Odoo-Partner für eine professionelle Beratung hinzugezogen.

Wir haben bereits viele solcher "wild gewachsenen" Odoo-Systeme in unsere Wartung und Beratung übernommen und die jeweiligen Odoo-Einführungen wieder auf Kurs gebracht. Entscheidend für den Erfolg ist dabei die nachträgliche Erfüllung der Anforderungen an ein echtes Projekt. Andernfalls ist der Erfolg einer Einführung innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und Budgets nicht messbar – auch nicht für das Projektteam auf Kundenseite.

Was verbirgt sich hinter einer Requirements-Analyse?

Die Requirements-Analyse, wörtlich übersetzt "Anforderungsanalyse", ist eine strukturierte Methode zur detaillierten Beschreibung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. In einem sogenannten Requirements-Analyse-Sheet werden diese Prozesse zunächst auf einer übergeordneten Ebene dokumentiert, um anschließend die optimal passenden Funktionen in Odoo zu identifizieren, die diese Prozesse bestmöglich unterstützen.

Diese Analyse führen wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden in Form von Workshops oder Einzelgesprächen (Interviews) durch. Hier einige Beispiele für typische Inhalte einer solchen Analyse:

• Vertriebsprozess: Wie werden Angebote erstellt und versendet? Wie erfolgt die Auftragsbestätigung?
• Einkaufsprozess: Wie werden Bedarfe ermittelt und Bestellungen ausgelöst? Wie werden Lieferanten verwaltet?
• Lagerverwaltung: Wie werden Lagerbestände geführt? Wie laufen Wareneingang und -ausgang ab?
• Produktionsprozess (falls relevant): Wie werden Produktionsaufträge geplant und durchgeführt?
• Rechnungswesen: Wie werden Rechnungen erstellt und verbucht? Wie erfolgt die Zahlungsabwicklung?
• CRM (Customer Relationship Management): Wie werden Kundendaten verwaltet und die Kommunikation dokumentiert?

Warum ist eine Requirements-Analyse so wichtig?

Die Durchführung einer Requirements-Analyse dient mehreren entscheidenden Zwecken:

• Information des Projektteams: Sie stellt sicher, dass das gesamte Projektteam ein klares Verständnis der Projektziele hat – also welche Prozesse implementiert werden sollen und welche nicht. Diese Informationen sind im Requirements-Analyse-Sheet transparent dokumentiert.
• Grundlage für optimale Beratung: Sie ermöglicht uns, der D9T und unseren erfahrenen Consultants, ein tiefgehendes Verständnis der Arbeitsweise unseres Kunden zu entwickeln, um so die bestmögliche Beratung leisten zu können.

Dabei geht es in den einzelnen Analysepunkten nicht primär darum, spezifische Fragen zu einzelnen Odoo-Funktionen zu beantworten (da unsere zertifizierten Odoo-Berater hier über umfassendes Wissen verfügen). Vielmehr liegt der Fokus darauf, gesamte Prozessketten des Unternehmens unter Berücksichtigung aller beteiligten Arbeitsplätze optimal zu planen. Dies erfordert Zeit, Expertise und ein umfassendes Verständnis der Kundenprozesse.

Denn häufig gibt es verschiedene Wege, wie Prozesse in einer flexiblen Software wie Odoo abgebildet werden können. Eine einfache und klare Durchgängigkeit entsteht jedoch nur, wenn die Prozesse in ihrer Gesamtheit bekannt sind und verstanden werden.

Aus diesem Grund legen wir bei der Requirements-Analyse großen Wert auf eine detaillierte Betrachtung aller relevanten Prozesse und deren spezifischen Ausnahmen.

Die zahlreichen Vorteile einer Requirements-Analyse

Eine sorgfältig durchgeführte Requirements-Analyse bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Ihre Odoo-Einführung:

• Transparenz im Projektteam: Alle Beteiligten sind von Beginn an über die Ziele der Odoo-Einführung und die abzubildenden Prozesse informiert. Dies beugt Missverständnissen und Frustrationen während des Projekts vor.
• Optimale Beratung durch Odoo-Experten: Unsere Odoo-Experten erhalten ein präzises Bild Ihrer Geschäftsanforderungen und können Ihnen daher die bestmögliche Beratung und Konfiguration von Odoo bieten.
• Effiziente und durchgängige Prozessabbildung in Odoo: Die Prozesse werden so in Odoo implementiert, dass sie optimal ineinandergreifen und Medienbrüche vermieden werden. Dies führt zu effizienteren Arbeitsabläufen und spart Zeit und Kosten.
• Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit: Durch die detaillierte Analyse der Anforderungen werden Fehler und unnötige Nacharbeiten während der Odoo-Einführung minimiert.
• Höhere Zufriedenheit im Team: Ein reibungsloser Einführungsprozess und optimal in Odoo abgebildete Prozesse führen zu zufriedeneren und motivierteren Mitarbeitern.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Die im Rahmen der Requirements-Analyse gesammelten Informationen können auch für zukünftige Entscheidungen im Unternehmen genutzt werden, beispielsweise zur Optimierung bestehender Geschäftsprozesse.
• Geringeres Risiko für spätere Änderungen: Je genauer die Anforderungen im Vorfeld definiert sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass später kostspielige Änderungen an Odoo erforderlich werden.
• Erhöhte Investitionssicherheit: Eine gründliche Requirements-Analyse trägt maßgeblich zu einer höheren Investitionssicherheit bei Ihrer Odoo-Einführung bei.
• Zusätzlicher Vorteil: Die Requirements-Analyse kann auch die Akzeptanz von Odoo im Unternehmen steigern. Wenn die Mitarbeiter die Vorteile von Odoo für ihre tägliche Arbeit verstehen, sind sie eher bereit, die neue Software anzunehmen und aktiv zu nutzen.

Wie aufwendig ist eine solche Analyse?

Der zeitliche Aufwand für eine Requirements-Analyse ist stark von der Anzahl und Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse sowie der Größe des beteiligten Teams abhängig. Je umfangreicher und komplexer die Prozesse sind, desto mehr Zeit muss in deren detaillierte Erfassung investiert werden. Eine größere Teamgröße bedeutet in der Regel auch eine größere Menge an Fach- und Bereichswissen, das aufgenommen und berücksichtigt werden muss.

Häufig werden in diesen Workshops auch bestehende Prozesse kritisch hinterfragt und diskutiert, da es nicht selten vorkommt, dass Teammitglieder erst in diesem Rahmen von bestimmten Abläufen in anderen Abteilungen erfahren.

Analysen von Unternehmen, deren Prozesse relativ nah an gängigen Standards liegen und die nur 3-4 Odoo-Apps betreffen, können in der Regel innerhalb von 3-4 Tagen abgeschlossen sein. Komplexere Analysen können jedoch auch 20 oder mehr Tage in Anspruch nehmen.

Es ist sogar möglich, dass nach einer detaillierten Analyse der Standardumfang von Odoo bereits einen Großteil Ihrer Anforderungen abdeckt und somit der anschließende Projektumfang geringer ausfällt. In solchen Fällen können wir Ihre Mitarbeiter direkt in den Standardfunktionen von Odoo schulen.

Unabhängig vom konkreten Aufwand gilt: Jede in die Requirements-Analyse investierte Sekunde zahlt sich im späteren Projektverlauf um ein Vielfaches aus. Eine unvollständige Analyse führt im weiteren Projekt zu deutlich höherem Aufwand für notwendige Änderungen oder resultiert in nicht optimalen Prozessabläufen, was mittelfristig zu Frustration und unnötigen Kosten führt.

Was ist das konkrete Ergebnis einer Requirements-Analyse?

Nach Abschluss der Analysephase fassen unsere Consultants und Entwickler die notwendigen Anpassungen, Konfigurationen, Individualentwicklungen, Schnittstellen zu anderen Systemen und Datenimportprozesse detailliert zusammen. Diese Beschreibungen werden ebenfalls in das zentrale Requirements-Analyse-Sheet eingetragen, das wir unseren Kunden im Anschluss zur Verfügung stellen.

Nachdem die vorgeschlagenen Lösungen intern vom Projektverantwortlichen auf Kundenseite abgenommen wurden, ergänzen die Projektbeteiligten die geschätzten Umsetzungsaufwände. Daraus entsteht eine fundierte Kalkulation für das Gesamtprojektbudget.

Mit dieser detaillierten Kalkulation ist der Projektmanager auf Kundenseite auch in der Lage, die notwendigen Aufwände im eigenen Unternehmen zu planen. Gerade bei Datenmigrationen oder der Bereitstellung von Schnittstellen ist häufig die aktive Mitarbeit des Kunden erforderlich – von der Datenbereinigung über die interne Kommunikation bis zur eigentlichen Bereitstellung.

Abschließend erstellen wir eine Abschlusspräsentation, in der die erarbeiteten Anforderungen, die vorgeschlagenen Lösungen, das kalkulierte Budget sowie eine empfohlene Zeitschiene detailliert besprochen werden. In dieser Phase sind kleinere Korrekturen noch sehr einfach möglich, da bisher primär Text dokumentiert wurde und noch keine tatsächlichen Entwicklungen vorgenommen wurden.

Was folgt auf die Requirements-Analyse?

Die Requirements-Analyse-Phase selbst betrachten wir als ein separates Projekt mit einem eigenen Budget, einem klar definierten Ziel, einem festen Zeitrahmen und einem dedizierten Team. Nach der abschließenden Präsentation der Analyseergebnisse wird das eigentliche Hauptprojekt definiert. Dies beinhaltet gegebenenfalls die Einteilung in einzelne Projektphasen, die genaue Definition der Ziele, des Zeitplans, des Budgets und des verantwortlichen Teams.

Im anschließenden Hauptprojekt werden dann die im Requirements-Analyse-Sheet detailliert beschriebenen Tätigkeiten ausgeführt: die Konfiguration von Odoo, der Import von Daten, die Entwicklung individueller Anpassungen (falls erforderlich) und schließlich die Schulung der Anwender.

Fazit

Eine gründliche Requirements-Analyse ist ein essenzieller Grundstein für jede erfolgreiche Odoo-Einführung. Sie trägt maßgeblich zu einem reibungslosen Projektverlauf, einer optimalen Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse in Odoo und einer hohen Zufriedenheit im gesamten Team bei. Investieren Sie in diese wichtige Phase, um langfristig von einer effizienten und maßgeschneiderten Odoo-Lösung zu profitieren.